Czym zajmuje się spedytor i na czym polega praca w spedycji?

W temacie organizacji transportu i logistyki często można spotkać się z osobą spedytora. Kim jest zatem człowiek, dzięki któremu towar z powodzeniem przemieszcza się z miejsca na miejsce? Czym zajmuje się spedytor? Sprawdźmy.

Kim jest spedytor i na czym polega spedycja?

Odpowiadając na pytanie o osobę spedytora, nie sposób pominąć wyjaśnienia tego, czym właściwie jest spedycja. Najprościej rzecz ujmując, spedycja zajmuje się organizacją przewozów towarów (przesyłek). Wśród istniejących gałęzi w tej branży wyróżniamy spedycję lotniczą, morską, kolejową, samochodową, żeglugi śródlądowej itd. Możemy również dokonać rozróżnienia na spedycję krajową oraz spedycję międzynarodową. Spedytor natomiast to osoba, która jest odpowiedzialna za koordynację całej organizacji transportu. W odróżnieniu do przewoźnika, spedytor nie zajmuje się wyłącznie przewozem towaru, ale także wszystkimi szczegółami związanymi z jego planowaniem oraz rozładunkiem.

Obowiązki spedytora

Mówi się, że spedytor to dobra opcja zawodu dla ludzi, którzy lubią jasno wytyczone reguły swojej pracy. Mogą wypisać w ramach checklisty swoje zadania, a następnie skrupulatnie je odhaczać. Co zatem dokładnie należy do obowiązków spedytora? 

Jego działania można podzielić na kilka ogólniejszych podgrup zadaniowych. 

1. Pierwsza z nich, która zresztą dosyć szybko kojarzy się z tym, co robi spedytor, to kompleksowa organizacja przewozu ładunków. To, co kryje się pod tym określeniem, to przede wszystkim wybór trasy przejazdu, ale też podjęcie decyzji, jaki środek transportu dla danego ładunku będzie najbardziej odpowiedni. Następnie ważnym elementem obowiązków spedytora jest monitorowanie załadunku i rozładunku, jak i całego procesu przewozowego. W tym miejscu spedytor musi odpowiednio zabezpieczyć przewożony ładunek i właściwie przygotować go do transportu. Dopinanie na ostatni guzik takiego przedsięwzięcia to także zadbanie o to, by towar został ubezpieczony na czas przejazdu.
2. Kolejna grupa zadań, w które jest zaangażowany spedytor, to zarządzanie dokumentacją, czyli potocznie mówiąc: sprawy papierkowe. O tym się zwykle nie myśli, ale to właśnie spedytor musi przygotować odpowiednie umowy i całą potrzebną dokumentację związaną z planowanym przejazdem. Wśród nich znajdują się m.in. zlecenia załadunku i rozładunku towarów, a także – jeśli mamy do czynienia z transportem międzynarodowym – wszelkie druki celne ułatwiające odprawę. Spedytor również zajmuje się podpisywaniem umów z przewoźnikami współpracującymi przy danym zleceniu.
3. Trzecia z wyróżnionych grup obowiązków spedytorskich, to praca z klientem. Pierwszy etap, który może zapoczątkować wszystkie pozostałe zajęcia spedytora jest po prostu poszukiwaniem klientów. W momencie kiedy spedytor ma już konkretne zlecenie, odpowiada za cały kontakt z danym zleceniodawcą, doradza klientowi, szukając dla niego najlepszych rozwiązań transportowych. Kontakt ten może zostać sfinalizowany przekazaniem faktury za zrealizowane usługi, choć tym już może zajmować się dział księgowy (w zależności od konkretnej firmy transportowej).

Ponadto, jeśli analizowalibyśmy zadania spedytora międzynarodowego, do takiej listy warto byłoby dodać obowiązek kontaktu z zagranicznymi kontrahentami.

Cechy dobrego spedytora

Jak widać, obowiązki spedytora są dosyć różnorodne, mimo że przy każdorazowym zleceniu wyglądają w miarę podobnie. Praca w spedycji wymaga pewnych cech charakteru oraz umiejętności, które pomagają wykonywać z powodzeniem zadania spedytora.

Zorganizujemy dowolny

transport w 45 minut

lub krócej

Nasz pracownik szybko przygotuje konkretną propozycję, a po jej akceptacji osobiście dopilnuje, by nic nie przeszkodziło w dostawie na umówiony czas.

Nagłe zlecenia nas nie zaskakują, bo jesteśmy dobrze przygotowani.

wyślij zapytanie

Jedną z kluczowych cech osobowości takiego człowieka jest otwartość i komunikatywność. Z racji tego, że spedytor cały czas przebywa wśród ludzi, powinien łatwo nawiązywać kontakty oraz posiadać naturalną predyspozycję do pracy z innymi. W rozmowach z klientami, kontrahentami czy przewoźnikami liczy się opanowanie, ale też zdolności negocjacyjne. Poza tym bardzo przydatna w pracy spedytora mogą okazać się umiejętność analitycznego myślenia i podzielności uwagi – łączenie wielu różnych zadań z różnych obszarów to nie lada wyzwanie. Mnogość rozmaitych sytuacji, w których może znaleźć się spedytor, ryzyko zdarzeń kryzysowych to elementy, które przemawiają za kolejną cechą ważną dla spedytora, jaką jest odporność na stres, a także umiejętność wychodzenia z okoliczności kryzysowych.

Oprócz tzw. kompetencji miękkich niezbędna jest oczywiście dokładna wiedza w zakresie aktualnych przepisów z branży transportowej. Przyda się niewątpliwie znajomość języków obcych – nie tylko dla spedytorów międzynarodowych. Umiejętnością, którą warto rozwijać jest także biegłe obsługiwanie nowych technologii. Wśród narzędzi towarzyszących spedytorowi na co dzień w pracy często znajdują się komputery, smartfony – stąd zdolność ich wykorzystywania jest na wagę złota.

Możliwość rozwoju kariery spedytora

W każdym kraju branża spedycyjna działa w miarę podobnie. Dlatego też jeśli jest się specjalistą w obszarze konkretnej spedycji w jednym państwie, bez problemu można odnaleźć się w pracy zawodowej poza jego granicami. Ważne jest, by zostać w swojej specjalizacji. To daje spedytorom dużą mobilność, jeśli chodzi o miejsce zatrudnienia.