Komunikacja cz. 4

Analizowaliśmy już komunikację w oparciu o fachowe teorie, co dało kilka wniosków i rekomendacji. Teraz chciałbym podzielić się z Państwem moimi prywatnymi spostrzeżeniami, popartymi jedynie doświadczeniem zdobytym wciągu całej mojej kariery operacyjnej.

„Potrzebuję to na szybko!”

A co w transporcie nie jest na szybko? Chociaż faktycznie zdarzają się takie sytuację, że potrzebujemy odpowiedzi natychmiast. Kierowca, który potrzebuje numeru załadunku, ponieważ ochrona nie chce go wpuścić na teren zakładu, a to blokuje wjazd innym kierowcą, którzy nie omieszkają barwnie skomentować całej sytuacji na CB-radiu, nie ma czasu na czekanie. Dlatego drogi spedytorze zepnij się, zostaw wszystko inne, koledze, który ma ważną sprawę powiedz, że za chwilę pogadacie i daj szybko odpowiedz kierowcy. Po co generować dodatkowe konflikty i uprzykrzać wszystkim dzień. A jeśli z jakiś przyczyn nie jesteś w stanie tego szybko zrobić, to daj kierowcy instrukcje na czas oczekiwania i zrób wszystko, żeby zakończyć sprawę.

Szybkość odpowiedzi jest również istotna w drugą stronę. Drogi kierowco, jeśli spedytor potrzebuje szybkiej informacji, to nie znajduj miliona wymówek, tylko daj odpowiedz. Ty w większości przypadków kontaktujesz się tylko ze swoim spedytorem. On z kolei ma cały sztab ludzi na głowie. Często informacje, o które prosi są informacjami, o które prosi zleceniodawca. W sytuacji, gdy nie chcą załadować lub rozładować auta, spedytor kontaktuje się z zleceniodawcą i próbuje przyśpieszyć operację. Więc skoro dzwoni i pyta czy już zaczęli działać, to daj mu znać. A jeśli zaczną, to nie zapomnij poinformować o tym spedytora. Unikniesz trzydziestu sześciu nieodebranych połączeń i jego pełnej irytacji.

Zorganizujemy dowolny

transport w 45 minut

lub krócej

Nasz pracownik szybko przygotuje konkretną propozycję, a po jej akceptacji osobiście dopilnuje, by nic nie przeszkodziło w dostawie na umówiony czas.

Nagłe zlecenia nas nie zaskakują, bo jesteśmy dobrze przygotowani.

wyślij zapytanie

„Za ile będziesz?”

Jeden z kierowców z którym współpracowałem, odpowiadał na to pytanie: „Jak Bóg da”. Ciężko przekazać taką informację zleceniodawcy, więc drodzy kierowcy, jeśli spedytor o nią prosi to postarajcie się o odpowiedz, ale bez angażowania siły wyższej. Wiem, że taka odpowiedz wiąże się z wieloma czynnikami, dlatego warto byście przekazali informację, ile jeszcze zostało kilometrów, ile macie jeszcze godzin jazdy, czy wychodzi wam jakaś pauza w między czasie oraz jaki macie plan. Dobrze czytasz drogi spedytorze, nie konkretną godzinę a zestaw informacji. Przecież jesteś wysokiej klasy specjalistą i z pewnością potrafisz sam określić ETA (estimated time of arrival; przewidywany czas przybycia). Będziesz miał wówczas świadomość wszystkich czynników, które mogą spowodować opóźnienie w planie. Jeśli natomiast masz tak dobrze i pracujesz z kierowcą, który wskaże ci konkretną godzinę, to nie bież jej za stałą kosmiczną. Kontroluj na bieżąco realizacje planu i wprowadzaj ewentualne zmiany. W trasie naprawdę może się zdarzyć wszystko, nawet korek.

„Mówiłem ci to, jak mogłeś zapomnieć?”

Mogę śmiało powiedzieć, że w transporcie dużo się dzieje i raczej nikt nie będzie ze mną polemizował w tym temacie. A skoro aż tyle się dzieje to łatwo o błędy w komunikacji. Drogi kierowco pamiętaj o tym, że spedytor ma na głowie nie tylko ciebie. Zazwyczaj każdy ze spedytorów prowadzi kilku lub kilkunastu kierowców, a zatem otrzymuje od nich dużą ilość informacji. Jeśli dla przykładu z jakiś przyczyny nie udało ci się zrobić pełnego zaplanowanego odpoczynku weekendowego to poinformuj o tym spedytora. I to nie przy okazji jak on akurat zadzwoni, tylko sam zadzwoń i opisz sytuację. A potem jeszcze wyślij smsa z powtórzeniem informacji. Dlaczego? A dlatego, że po twoim telefonie może od razu zadzwonić inny kierowca w jakiejś super, istotnej sprawie i najzwyczajniej twoja informacja zostanie przykryta kolejną. Jeśli wysłałeś smsa, spedytor może go na spokojnie odczytać lub potem do niego wrócić.

Drogi spedytorze to również tyczy się ciebie. Co prawda kierowca kontaktuje się tylko z tobą, ale nie siedzi przed biurkiem. Kierowcy sporą część swojego czasu poświęcają na prowadzenie pojazdu, gdybyś tego nie wiedział. Jeśli w takie sytuacji dzwonisz i coś z nim ustalasz to dobrze pod warunkiem, że używa on zestawu słuchawkowego lub głośnomówiącego. Zwróć jednak uwagę, że nie ma możliwości nigdzie zapisać waszych ustaleń. Prowadzenie pojazdu, w szczególności ciężarowego, wymaga dużego skupienia i kierowca może po prostu zapomnieć. A jak akurat trafisz na załadunek we Włoszech, podczas którego walczy on z połową magazynu, to masz jak w banku, że nici z waszych ustaleń. Wyślij podsumowanie, kierowca będzie mógł do niego wrócić, jak kurz opadnie.

Mógłbym tak jeszcze długo wskazywać przykłady, ale nie chcę cię zamęczyć drogi czytelniku. Mam nadzieję, że moje przemyślenia poprawią twoją komunikację i pozwolą uniknąć problemów i konfliktów. Z czasem pewnie dopiszę kolejną część, bo w transporcie nie ma nudy i przykłady zbierają się same 😉